各单位、各部门：

　　为进一步提高我校公文处理工作的质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《西安翻译学院公文处理工作实施办法（试行）》（西译院发〔2018〕53号）等规定，结合学校实际，现就进一步规范公文处理工作通知如下：

　　一、进一步规范办文工作

学校办公室、党群工作办公室（以下简称“校办”“党群办”,合称“两办”）是我校党政公文收发流转、内外联系、承上启下的唯一出口。

（一）强化收发文的规范管理

1．发文工作。各部门上报的所有请示、报告等公文都要统

一归口报送两办，原则上除两办外，其他部门不得对外正式行文，不得自行下发文件、通知和回复等。因工作需要各部门如需对下行文，由各部门负责起草，报分管领导签批后，提交两办审核后，报党政主要领导签发，最后由两办统一印发。

2．收文工作。学校所有的来文来信来函，除直接投寄给明确部门及个人外，均由两办统一签收。尤其是参加有关会议带回的文件，参会者应将文件及时交两办统一处理。两办将根据文件内容的轻重缓急做好分类登记，填写文件传阅单，由两办主任提出拟办意见，并及时提请学校党政主要领导签批。

（二）大力精简文件。发文应当实事求是，坚持少而精的原则，注重实效，切实做到少发文、发短文。要严格把关，大力压缩发文数量，可发可不发的公文坚决不发，可合并发的尽可能合并发，可长可短的一定要短。不照抄照转上级公文，不发无实质内容的公文，可以通过便函、电话或面商解决的，原则上不正式发文。

（三）加强行文审核。重点把好“五关”：一是把好行文关。主要审核是否需要行文，如需行文，应该以什么名义行文。二是把好会签关。主要检查应当会签的是否会签，会签是否取得一致意见，不同意见是否如实反映。三是把好政策法规关。主要检查内容是否符合党和国家的方针政策，是否符合法律、法规及规定，与过去发的文件是否抵触、矛盾，不一致的地方或出台的改革措施是否有解释和说明。四是把好文字关。主要检查公文的文字是否正确反映行文的意图，是否简明扼要、通俗易懂；是否遵守语法，合乎逻辑，是否规范使用标点符号、数字、计量单位等。五是把好体例格式关。主要是检查公文各要素有无遗漏、是否准确，使用的文种、语气是否恰当得体，附件是否齐全。

（四）严格行文管理

凡属下列情形之一的，办公室将会作出退文处理：

　　1．越级行文或非领导交办直接报送领导个人的；

　　2．文种使用错误的；

3．文件内容不全（包括附件）、层次不清的；

4．文件格式不规范；

5．请示一文多事或报告中夹带请示事项的；

　　6．内容涉及两个及以上部门而未协调或协调意见不齐备的；

　7．代拟文部门主要负责人未在OA系统中《西安翻译学院发文稿笺》或《中共西安翻译学院党群系统发文首页纸》上签字的；

　8．党政联发、涉密等文件未使用《西安翻译学院发文稿笺》《中共西安翻译学院党群系统发文首页纸》，或没有主办部门负责人和签发人签字等的；

　9．存在其他问题的。

二、进一步提高公文质量

各单位、各部门要重视公文撰写工作，强化管理，加强业务工作人员培训，精心撰写公文，努力提高公文质量；各单位、各

部门主要负责人要严把公文的审核、审批关，确保报送的公文表

达准确无误。

（一）对上报的请示类、报告类公文，要对请示、报告事项深入研究，认真撰写，公文内容力求主旨突出、请示事项清晰明了、用语精练准确，杜绝内容空洞、言之无物、模棱两可。如果公文内容涉及多个职能部门的，呈报单位必须征求相关职能部门的意见，并在请示、报告件中注明有关部门的意见及采纳的情况；必要时，另外附上相关部门出具的书面意见。

（二）提请学校发布的规范性文件，负责起草的部门要认真

研究，吃透上级政策，紧密结合学校实际，有针对性草拟公文文稿。在形成送审稿报送两办审核前，起草部门应就公文内容征求、汇总相关职能部门的意见，备齐文件草案文本（含附件）报送。

三、进一步强化办文效率

（一）公文流转要突出时效性。各单位、各部门主要负责人要亲自过问公文办理工作，并指定专人负责本部门文件的收取及流转，要切实提高公文办理的质量和效率。如负责的人员因外出或休假等原因不能按时收取文件的，应协调部门其他人员衔接此项工作，以免贻误公文流转时间，影响公文处理效率。各单位、各部门要确保第一时间签收阅处两办转发的公文，要求指定的专人全程跟踪、催办，并及时办结，涉及内部多个部门的公文，主办部门为责任部门，要主动牵头，加强会商，协办部门应积极配合，分工合作，提高效率，确保及时完成任务。特别是对急件及上级来文明确提出上报时限的办理件，要做到即收即办，迅速办结，依时回复上报。要在两办规定的时限内办理或提出反馈意见的，若因特殊情况无法在规定时限内反馈意见，承办部门要提前向两办书面说明情况，并明确办结时限。

　　（二）完善催办制度。两办负责做好转出公文的跟踪、催办、督办、登记等工作。一般采用电话催办，同时做好催办的登记工作；必要时，发出书面通知催办、督办。经催办未反馈意见的，视为同意。

（三）建立统计通报制度。两办负责做好转出公文办理情况的统计分析工作，对公文流转、办理情况，办公室将适时进行通报。

（四）建立问责制度。根据《西安翻译学院公文处理工作实施办法（试行）》第九章第五十二条相关规定，对各单位、各部门逾期未办理两办转发公文且无正当理由，一个月内发生两次（含两次）以上的，在全校进行通报批评；一年内被通报三次以上（含三次）的，追究部门负责人责任，并且当年年终量化考核公文处理工作考核指标为不合格。

四、有关要求

（一）高度重视，加强领导。各单位、各部门要高度重视，强化责任意识，认真对照检查本部门的公文处理工作，加强公文处理工作的组织领导和宣传教育学习，不断提升工作效能。

（二）健全制度，严格管理。各单位、各部门要建立健全相关制度，严格遵守公文处理的有关规定和要求，切实加强行文审核和质量把关，不断提高公文质量。

（三）加强学习，提升水平。各单位、各部门要有计划、有重点地抓好工作人员有关公文处理知识的学习，特别是对新进人员要进行必要的学习，尽快提高工作人员的行政工作能力和业务素质。

 

西安翻译学院      中共西安翻译学院委员会

2018年6月13日