高等学校公文是高校依法治校和进行校务活动不可缺少的重要工具，是上情下达、下情上报、横向沟通的基本手段，是师生员工处理事务的法定依据。公文处理工作是一项政治性很强的工作，它直接关系到高校日常工作的运转，关系到领导职能的发挥，关系到党的教育方针和学校各项政策的贯彻执行。公文处理的效率，直接关系到学校各项工作能否正常有序开展。然而，目前一些高校在公文处理过程中还存在诸多问题，本文就此做一探讨。

一、集体无意识，教职工重视程度亟待提高

很多人认为，公文写作不需要学，格式上的问题是死的，没什么学问，必要时上网查一下相关的范文，比葫芦画瓢就可以了。事实上，在浮躁心态下，临时抱佛脚很难写出真正适用的公文来。如果说模仿是第一步，那么，善于改写才能不断进步。只有热爱本职工作，对本单位的实际情况了如指掌，熟悉国家的相关政策和规定，而且具备一定的语言文字功底，才能写好、用好公文。

过去很长一段时间，公文处理被分为党委系统公文和行政系统公文两个方面。新近颁发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），实现了新中国成立以来首次党政公文合一，解决了我国公文处理长期以来存在的党政不分或者混淆不清的问题。这里所谓党政公文合一，不是说今后在行文中可以党政不分、以党代政，胡乱行文，而是说：在以后的党政公文处理实践中，党政机关将遵循统一的规范、统一的标准和格式行文。由此可见，只有从思想上重视它，才能真正把高校公文处理好。

然而，对于学校下发的各类公文，不少教职工漠不关心，各忙各的事情。这是一种集体无意识状态，我们对于公文处理的重视程度亟待提高。

二、被动拟稿人应付差事，公文质量不高

公文拟稿人一般是被动写作，缺少写作热情，甚至对这项任务毫无兴趣。高校公文质量不高，这是一个最根本的原因。公文写作并不尊重个人的喜好，如果不热爱本职工作，很难在公文写作方面有所进步。

公文拟制方面的问题很多，这里仅举几例，对高校公文处理中常见的问题做一简要分析。

（一）公文标题问题实例分析

关于公文标题的拟定，常见的问题实例及分析改正如下：

例1：关于做好今年政治理论学习安排

问题是要素不全。标题拟写不准确，缺少文种，应该拟为“关于做好今年政治理论学习安排的通知”。

例2：××高校关于募捐活动的情况汇报

问题是生造文种。“汇报”不能作为一种文种，根据文件内容得知该高校要把募捐活动的情况报告给上级单位，因此应该将文件标题改为“××高校关于募捐活动情况的报告”。

例3：××高校关于科研管理工作改革的请示报告

问题是乱用、混用文种。这一错误最常见的就是将“请示”与“报告”不分。按照规定，“请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。例三中标题用了“请示”和“报告”两个文种，给上级机关是否批办带来了困惑。应改为“××高校关于科研管理工作改革的请示”。

例4：转发《中共教育部党组关于加强普通高等学校基层党组织建设的意见》的通知

例5：关于转发《关于贯彻落实〈教育部关于××的通报〉有关问题的通知》的通知

问题是用词重复、叠加。介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，标题冗长，不易理解，这种现象多见于转发式公文标题中。对此可采取省略法、替代法、直转法进行处理。按照以上方法，可以将病例四改为“转发《中共教育部党组关于加强普通高等学校基层党组织建设的意见》”；病例五改为“转发教育部发〔2013〕×号关于××××的通知”。

（二）公文文种选择问题实例分析

公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。经常出现的错误有：生造文种，混用文种等。

1.容易混用的文种：请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文，是高等学校使用频率较高且容易混淆的文种。如果将“请示”文种用“报告”形式呈送上级，往往得不到上级的批复（答复），不仅贻误工作，而且误以为领导对本部门工作不够重视，自己挫伤自己的积极性。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间有八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作，需要上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。 八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

2.常被生造的文种：计划与总结

在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作计划（规划）”作为公文文种行文，这是欠妥的。“工作计划”不是公文文种。如有必要作为公文文种行文，可采用意见文种，标题应为“关于开展XXXX年度工作的意见”。

“总结”也不是公文文种，不能将工作总结作为公文文种行文，公文标题不能是“XX学年工作总结”。但是有的公文确实带有工作总结性质，可以采用“报告”文种，因为工作总结其实就是向上级汇报工作，标题可以是“XX学年工作情况的报告”，这样就比较规范了。

（三）正文结构层次序数的标示问题

公文正文结构层次序数的标示：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“（1）”后面加“、”，以及“1.”小圆点标为“、”。

这里有一个特殊情况：我们经常见到，第一层“一、”之后的正文部分，没有第二层、第三层序号，直接就是第四层“（1）”。如果当作正文、而不是作为标题来处理，这样是可以的，不是错用。

（四）数字和标点符号问题

公文中数字的表示，在写法上有很多讲究，短时间内难以备述。最常见的小错误是出于习惯，不该省略的硬要省略，例如：把“1999年”写成“99年”，不规范；又如把“3万～8万”写成“3～8万”、把5%～15%写成“5～15%”，不正确。

在公文处理中，还常出现滥用标点符号的错误。例如：公文的发文字号由机关字号、年份、顺序号组成。例如校发〔2013〕××号，其中的年份一项应标注六角号〔〕，而在实际运用时往往被误用为中括号[ ]。

三、公文满天飞，缺少连续性

公文满天飞，特别是各类通知层出不穷，一些事项发了文不见有结果，给人一种印象是：办事效率不能太高，因为有些政策和规定缺少连续性，办事效率越高越容易返工，干的越多越容易犯错误。对于一些重要事项，好像大家都不知道具体应该怎么做，或者不同的专家、不同的领导者有不同说法，昨天说是那样做，今天又说这样做，造成前后下发的公文要求不一致，缺少连续性，让人穷于应付，甚至无所适从，以至于很多事情流于形式。

究其原因，主要是没有严格按照公文处理的有关规定执行。例如：按规定，将公文呈送发文机关负责人签发之前，办公室负责人要认真做好审核工作，审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定。现实中，有关人员不重视审核环节。在收文办理方面，一般来说，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。但是在现实中，办公室负责人、特别是各单位文秘人员好像只负责文字校对，不重视催办等环节。再如：按规定，主管校领导、单位领导审批公文时应认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。但是现实中对一些涉及资金投入的事项，往往先要写上“在理事长同意的前提下可以办理”之类，实际上你只要签名就意味着同意，就得承担相应的责任。目前一些高校没有建立起专门的机要保密室和机要阅文室，缺少关于密级文件的保密措施，有一些应该保密的事情往往搞得人人都知道。涉密公文公开发布前应当履行解密程序，但是现实中公开发布的时间、形式和渠道都比较随意。还有，按规定，公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定；公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。但是现实中已经撤销或废止的公文仍在传播，导致有些规定前后不尽一致，甚至互相矛盾。